Transcriptie zet je aan vanuit de vergadering zelf: Meer acties (de drie puntjes), dan Transcriberen, de gesproken taal bevestigen en klaar. Vanaf dat moment schrijft Teams mee en krijgt iedereen in de vergadering een melding dat er getranscribeerd wordt. Na afloop staat het transcript bij de vergadering in de agenda en in de chat, en in de OneDrive van de organisator. Je hebt er geen Copilot en geen Teams Premium voor nodig; wel moet je beheerder transcriptie toestaan, en dat staat standaard aan.
Dit artikel loopt de stappen langs voor de gebruiker én voor de beheerder, en eindigt met wat je met zo'n transcript kunt doen: er automatisch notulen van laten maken.
Wat je nodig hebt
- Een werk- of schoolaccount in Microsoft 365 met Teams. Een persoonlijk account (outlook.com, hotmail.com) kan geen vergaderingen transcriberen.
- Transcriptie moet in het vergaderbeleid van je organisatie aanstaan, zowel voor de organisator als voor degene die hem start. Dat is de standaardinstelling; staat de knop er bij jou niet, dan heeft je beheerder hem uitgezet (zie verderop).
- De desktop-app van Teams. Op een telefoon kun je een transcript na afloop lezen, maar niet starten.
- Geen Copilot, geen Teams Premium. Die licenties voegen een samenvatting en vertaalde transcripten toe; het transcript zelf zit in de gewone licentie.
Transcriptie starten tijdens de vergadering
- Open in de vergadering Meer acties (de drie puntjes in de balk bovenin).
- Kies Transcriberen. In oudere versies van Teams heet dit Opnemen en transcriberen, met daaronder Transcriptie starten.
- Teams vraagt welke taal er gesproken wordt. Kies Nederlands en bevestig. Nederlands (Nederland) en Nederlands (België) staan allebei in de lijst.
- Iedereen in de vergadering ziet nu een melding dat er getranscribeerd wordt. Dat is niet uit te zetten, en dat is ook de bedoeling: deelnemers horen te weten dat er wordt meegeschreven.
Start je een opname, dan start de transcriptie automatisch mee. Andersom niet: transcriberen kan ook zonder op te nemen, en voor notulen is dat genoeg.
Wie mag starten? De organisator en iedereen uit dezelfde organisatie. Een gast van buiten kan het niet. De organisator kan bij het plannen van de vergadering beperken wie mag opnemen en transcriberen, maar die instelling vraagt Teams Premium.
De taal goed zetten
Staat de taal verkeerd, dan schrijft Teams onzin. Zo pas je hem aan terwijl de vergadering loopt:
- Meer acties, dan het pijltje naast Transcriberen en Transcript weergeven.
- Kies in het transcriptvenster Taalinstellingen.
- Kies bij Gesproken taal in deze vergadering de juiste taal en klik op Bijwerken.
Dit verandert het transcript voor iedereen. Herkent Teams zelf dat er een andere taal wordt gesproken, dan stelt het voor om te wisselen; de organisator of degene die het transcript startte kan dat bevestigen.
Waar het transcript terechtkomt
- Zodra de vergadering is afgelopen staat het transcript bij de vergadering in de agenda en in de chat, onder het tabblad Samenvatting (Recap).
- Het bestand staat in de OneDrive van de organisator en blijft daar tot een organisator het verwijdert. Je beheerder kan een vervaltermijn instellen.
- Downloaden kan als .docx of .vtt, via Samenvatting, Transcript en het pijltje naast Downloaden. Standaard mogen alleen organisatoren en mede-organisatoren downloaden.
- Wie anoniem meedeed of inbelde, kan het transcript niet zien.
Voor de beheerder: transcriptie toestaan
Transcriptie is een instelling in het vergaderbeleid, per gebruiker. Ontbreekt de knop bij je collega's, loop dan dit na:
- Ga in het Teams-beheercentrum naar Vergaderingen, dan Vergaderbeleid.
- Open het beleid dat voor je gebruikers geldt (meestal Globaal).
- Zet Transcriptie op Aan en sla op.
Of met PowerShell, voor iedereen in de organisatie:
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowTranscription $trueLet op: zet een organisator Copilot uit voor een vergadering, dan zet Teams daarmee ook opnemen en transcriberen uit. Dat is een eigenaardigheid van Microsoft, geen fout aan jouw kant.
Twijfel je of een account wel mag transcriberen, dan heeft het Microsoft 365-beheercentrum een diagnose: zoek op Teams transcripts in de diagnostische hulpmiddelen, vul het e-mailadres en de vergaderlink in en laat de test lopen.
Van transcript naar notulen
Een transcript is geen verslag. Het is een woordelijke weergave van een uur praten, met versprekingen en zijsporen. Wat je wilt is een pagina met de besluiten, de actiepunten en wie wat doet, in het format dat je organisatie al gebruikt.
Dat is precies waar Clerqly begint. Het gebruikt het transcript dat Teams al maakt, dus er komt geen bot in je vergadering en er wordt niets extra opgenomen. Zodra Teams meldt dat het transcript klaar is, haalt Clerqly het op, vult een Europees taalmodel de velden van jouw Word-sjabloon in, en staat het verslag als .docx in je OneDrive, in de map Clerqly. Meestal binnen een paar minuten na afloop. Wat Clerqly onderweg vastlegt, wordt binnen zeven dagen verwijderd; het transcript blijft gewoon bij Microsoft staan, in je eigen omgeving.
Hoe je dat koppelt, welke rechten je beheerder daarvoor verleent en wat Clerqly wel en niet kan zien, staat op de pagina over automatisch notuleren in Microsoft Teams. Je kunt het 14 dagen gratis proberen, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Zien deelnemers dat er getranscribeerd wordt?
Ja. Teams toont bij iedereen een melding zodra de transcriptie start. Zeg het daarnaast gewoon aan het begin van de vergadering; dat is wel zo netjes en het voorkomt discussie achteraf.
Werkt transcriptie in het Nederlands?
Ja, Nederlands staat in de lijst van ondersteunde talen, voor Nederland en voor België. Kies de taal wel bewust: op automatisch herkennen kun je niet altijd vertrouwen bij een gesprek met Engelse termen erdoorheen.
Heb ik Copilot nodig?
Nee. Copilot maakt na afloop een samenvatting; het transcript zelf is onderdeel van de gewone Teams-licentie. Voor notulen in je eigen sjabloon heb je het transcript nodig, niet Copilot.
Kan ik een transcript achteraf laten maken van een opname zonder transcript?
Niet in Teams zelf. Je kunt de opname wel downloaden en als audiobestand uploaden bij Clerqly; zie notulen maken van een opname.
Bronnen
- Microsoft, View live transcription in Microsoft Teams meetings: de stappen voor gebruikers.
- Microsoft, Manage transcription and captions for Teams meetings: het vergaderbeleid en PowerShell voor beheerders.