Een zorgorganisatie kan het teamoverleg, de intervisie en de vergadering van bestuur of cliëntenraad met Clerqly laten notuleren, in het eigen verslagmodel. Clerqly verwerkt en bewaart in de EU, neemt zelf niets op en wist wat het van een Teams-vergadering vastlegt binnen zeven dagen. Een NEN 7510- of ISO 27001-certificering heeft Clerqly nog niet; leg het gebruik voor MDO en casuïstiek daarom eerst voor aan je FG.
In een zorgorganisatie is de tijd na een overleg schaars. Het teamoverleg, het multidisciplinair overleg, de intervisie en de vergadering van de raad van bestuur of de cliëntenraad leveren allemaal een verslag op dat iemand na werktijd uitwerkt.
De NoteTaker neemt dat schrijfwerk over: uit het transcript van een Teams-overleg, of uit een opname van een fysiek overleg, maakt hij een verslag in het sjabloon van jullie organisatie. Het verslag staat in de OneDrive van de notulist en nergens anders; Clerqly bewaart alleen wat nodig is om het te maken.
Het overleg van een afdeling, een wijkteam of een locatie: roosterafspraken, werkwijzen, wie welke taak oppakt. Vaak hybride: een deel in Teams, een deel op locatie met een opname.
Besluiten per casus, wie wat doet en wanneer het volgende overleg is. Omdat hier gezondheidsgegevens in staan, lees je eerst het blok over data hieronder en toets je het met je functionaris gegevensbescherming.
Formele vergaderingen met een vaste agenda: besluiten en adviezen per agendapunt, in het model dat het bestuurssecretariaat al gebruikt.
Zorgorganisaties werken vaak met een vast verslagmodel per overlegvorm. Dat upload je als Word-sjabloon. Een werkbare indeling voor een teamoverleg:
Veel zorgorganisaties werken in Microsoft 365 en Teams; daar sluit de NoteTaker op aan zonder bot in de vergadering. Een beheerder geeft eenmalig toestemming, collega’s worden per mail uitgenodigd. Werkt je organisatie met een andere omgeving, dan blijft de opname-route over: opnemen met de telefoon, uploaden, verslag per mail.
Vaktermen, medicijnnamen en de namen van collega’s zet je in de eigen woordenlijst, zodat de transcriptie ze goed schrijft. Een verslag dat niet klopt laat je opnieuw maken nadat je het transcript hebt gecorrigeerd.
Zet transcriptie aan in je vergadering. Clerqly haalt daarna het transcript op dat Teams maakt en zet het verslag in je OneDrive. Er komt geen extra deelnemer in beeld.
Neem een fysieke vergadering op met je telefoon en upload het bestand (mp3, m4a, mp4 of aac, tot 100 MB), of mail het naar je eigen Clerqly-adres.
Verslagen uit de zorg bevatten vaak gezondheidsgegevens, en die zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG. Wat Clerqly doet: verwerken en bewaren in de EU, met een Europees taalmodel; wat het van een Teams-vergadering vastlegt binnen zeven dagen wissen; een geüploade opname wissen zodra het transcript klaar is; transcript en verslag dertig dagen beschikbaar houden, of korter als je ze zelf verwijdert; tweestapsverificatie bij audio-upload.
Wat Clerqly niet heeft: een NEN 7510- of ISO 27001-certificering. Welke soorten verwerkers we gebruiken en waar ze verwerken, staat in de privacyverklaring; de namen sturen we op verzoek. Begin daarom met overleggen zonder cliëntgegevens, en leg het gebruik voor MDO en casuïstiek eerst voor aan je functionaris gegevensbescherming; een verwerkersovereenkomst of vragenlijst regel je via contact.
Dat bepaalt jullie organisatie, met de FG. Clerqly verwerkt in de EU en bewaart kort, maar heeft nog geen zorgcertificering. Veel teams beginnen met het teamoverleg en het bestuur, en nemen het MDO pas mee na die toets.
Ja: gebruik in het overleg initialen of een cliëntnummer, en neem dat op in je sjabloon. Het verslag bevat alleen wat in het gesprek gezegd is; wat je niet noemt, staat er niet in.
Met de eigen woordenlijst voor vaktermen en namen gaat dat goed; zonder lijst schrijft de transcriptie een term soms fonetisch. Je kunt het transcript corrigeren en het verslag opnieuw laten maken.
De opname wordt gewist zodra het transcript klaar is. Transcript en verslag blijven dertig dagen te downloaden, of korter als je ze zelf verwijdert; het verslag staat verder alleen in jullie eigen OneDrive.
14 dagen gratis, zonder creditcard. Koppel Microsoft 365 voor Teams, of begin met een opname, een gemaild transcript of een telefoongesprek.
Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op .