Privacyverklaring
Versie 1.5, bijgewerkt 28 oktober 2026
1. Wie je gegevens verwerkt
Clerqly is de dienst; hieronder staat de onderneming die verantwoordelijk is voor wat er met je gegevens gebeurt. Wil je een vraag stellen of een van je rechten uitoefenen, dan is dit het adres.
Onderneming
Clerqly AI
Adres
Veemarktkade 8, 5222 AE 's-Hertogenbosch
KvK-nummer
27192279
Btw-nummer
NL001533224B83
2. Welke gegevens we verwerken, en waarom
Per soort gegeven staat hieronder waarvoor we het gebruiken, op welke grondslag uit de AVG dat gebeurt en hoe lang we het bewaren. Wat hier niet staat, verwerken we niet.
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres en wachtwoord | Je account aanmaken en je veilig laten inloggen | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang je account bestaat |
| Tweestapsverificatie: je sleutel en je herstelcodes | Je account beschermen tegen misbruik van een gestolen wachtwoord | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang je tweestapsverificatie aan hebt staan |
| Factuurgegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer, factuur-e-mailadres | Facturen opstellen en btw afdragen | Wettelijke verplichting | Zeven jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Abonnement en verbruik: je plan, het aantal gebruikers en de getranscribeerde minuten | Je abonnement uitvoeren en het verbruik factureren | Uitvoering van de overeenkomst | Zeven jaar, als onderdeel van de facturatie |
| Microsoft-koppeling: toegangstokens, je tenant-id, object-id, e-mailadres en weergavenaam | Het transcript van je vergadering ophalen en de notulen in je OneDrive zetten | Jouw toestemming, gegeven bij het koppelen | Tot je de koppeling intrekt of je account verwijdert |
| Vergadergegevens: het transcript, de namen van deelnemers en de notulen die eruit komen | De notulen maken die je van ons afneemt | Uitvoering van de overeenkomst | Maximaal zeven dagen na de verwerking |
| Gemailde transcripts: het transcript dat je ons als bijlage stuurt | De notulen maken en naar je terugmailen | Uitvoering van de overeenkomst | Zeven dagen na ontvangst, daarna automatisch verwijderd |
| Uitnodigingen: het e-mailadres van je collega en de status van zijn toestemming | Je collega laten meedoen met de notuleerdienst | Toestemming van je collega zelf | De link vervalt na zeven dagen; de gegevens verdwijnen zodra je de collega verwijdert |
| Verificatiecode bij het starten van een proef of abonnement | Controleren dat het e-mailadres van jou is | Uitvoering van de overeenkomst | De code vervalt binnen enkele minuten |
| Zelf aangeleverde opnames: het bestand dat je uploadt en je IP-adres | De notulen maken en misbruik van het uploadpunt tegengaan | Uitvoering van de overeenkomst en ons belang bij het weren van misbruik | De opname verdwijnt zodra het transcript er is; het transcript en de notulen na dertig dagen, of eerder als je ze zelf verwijdert |
| Bijschakelen via de telefoon: je geregistreerde telefoonnummer, per gesprek het tijdstip, de duur en hoe het eindigde, en de opname van het gesprek, met de stem van je gesprekspartner | Herkennen dat jij het bent die belt, en van het gesprek notulen maken | Uitvoering van de overeenkomst | Je nummer tot je het verwijdert. De opname gaat bij ons weg zodra het transcript er is en staat nog dertig dagen bij de telefonieprovider; het transcript en de notulen na dertig dagen, of eerder als je ze zelf verwijdert. Tijdstip en duur van een gesprek zolang je account bestaat |
| Demo op de website: je e-mailadres en het transcript dat je uploadt | Je de notulen van de demo mailen | Uitvoering van de overeenkomst: je vraagt de demo zelf aan | Het transcript verdwijnt zodra de notulen verstuurd zijn; je e-mailadres komt in ons klantsysteem (de volgende rij) |
| Klantrelatie: je naam en e-mailadres, en bij een demo ook waar je vandaan kwam (de bron en de campagne) | Bijhouden wie onze klanten en geïnteresseerden zijn, en je na een demo of proefperiode benaderen over Clerqly | Ons gerechtvaardigd belang bij het opvolgen van mensen die zelf interesse toonden | Zolang je klant bent en daarna nog twee jaar; na een demo of proefperiode zonder vervolg twee jaar |
| Technisch logboek: welke koppeling we wanneer aanriepen en of dat lukte, met het nummer van je account; en je IP-adres, om misbruik af te remmen | Storingen opsporen en de dienst beschermen tegen misbruik | Ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige dienst | Gewone regels twee weken, waarschuwingen en fouten negentig dagen; je IP-adres hooguit een uur, alleen in het werkgeheugen. De inhoud van je vergaderingen en mails komt er niet in |
| Support: wat je ons per e-mail of via de chat stuurt | Je vraag beantwoorden | Ons gerechtvaardigd belang bij het helpen van klanten | Zolang nodig om je vraag af te handelen |
| Bezoekstatistieken: hoe je onze publieke pagina’s gebruikt | De site verbeteren | Jouw toestemming in de cookiebanner | Zie de cookieverklaring |
3. Wat er met je vergaderingen gebeurt
Dit is het gevoeligste dat wij aanraken, dus schrijven we het uit. Bij een vergadering in Teams neemt Clerqly zelf niets op. Microsoft Teams maakt de opname en het transcript binnen de omgeving van je eigen organisatie; wij krijgen een melding zodra dat transcript klaarstaat en halen het dan op. Vergader je fysiek, dan lever je het bestand zelf aan.
Daarna gaat het transcript door onze verwerking: een Europees AI-model vult de velden van jouw sjabloon in, er wordt een document van gemaakt, en dat komt in de OneDrive van je eigen organisatie terecht. De notulen keren dus terug op de plek waar het transcript vandaan kwam.
In een transcript staan ook gegevens van anderen: de namen van deelnemers en alles wat zij gezegd hebben. Voor die mensen ben jij de verantwoordelijke en verwerken wij in jouw opdracht. Zorg er dus voor dat je deelnemers weten dat er getranscribeerd wordt. Die plicht ligt bij jouw organisatie, niet bij ons.
Komt het transcript uit Teams, dan ruimen we wat wij onderweg vastleggen binnen zeven dagen na de verwerking op; de notulen zelf staan in de OneDrive van je eigen organisatie en blijven daar zolang jij ze bewaart. Mail je ons zelf een transcript, dan bewaren we dat zeven dagen en verwijderen het daarna automatisch; de notulen krijg je per mail. Lever je zelf een audiobestand aan, dan is er geen OneDrive om ze in terug te zetten: dan gooien we de opname weg zodra het transcript er is, en blijven het transcript en de notulen dertig dagen in je dashboard staan om te downloaden. Daarna verdwijnen ze automatisch. Wil je ze eerder kwijt, dan verwijder je ze zelf in je dashboard; dat is meteen en definitief.
Wie er meedoet bepaal jij. Elke collega die je toevoegt geeft zelf toestemming via een eigen link. Verwijder je iemand, dan trekken we zijn koppeling met Microsoft in en ruimen we zijn tokens op.
Bel je met iemand, dan kun je Clerqly bijschakelen: je belt vanaf je geregistreerde nummer het Clerqly-nummer en voegt dat samen met het gesprek dat je al voert. Onze telefonieprovider neemt het aan. Jij en je gesprekspartner horen eerst een melding dat het gesprek voor de notulen wordt opgenomen; pas daarna begint de opname. Na het ophangen halen wij de opname op en gaat hij door dezelfde verwerking als een opname die je zelf aanlevert: wij gooien hem weg zodra het transcript er is, en bij de telefonieprovider verdwijnt hij na dertig dagen.
Je gesprekspartner is geen klant van ons. Voor hem ben jij de verantwoordelijke, net als voor de deelnemers aan een vergadering. De melding vertelt alleen dát er wordt opgenomen; waarom, en wat er met de notulen gebeurt, vertel je hem zelf.
4. Met wie we je gegevens delen
Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken je accountgegevens niet voor advertenties. Om de dienst te leveren schakelen we wel een aantal soorten partijen in. Dit zijn ze, allemaal, met waarvoor en waar ze je gegevens verwerken.
| Soort partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Microsoft 365 van je organisatie | Levert het transcript en ontvangt de notulen. Dit is de omgeving van je eigen organisatie, geen leverancier die wij erbij halen | Je eigen tenant |
| Europese AI-leverancier | Zet opnames om in tekst en vult op basis van het transcript de velden van je sjabloon in | EU |
| Documentdienst | Maakt van de ingevulde velden en je Word-sjabloon het document | EU |
| E-maildienst | Verstuurt onze e-mails, zoals verificatiecodes, uitnodigingen en je notulen, en ontvangt de opnames en transcripts die je ons mailt | EU |
| Abonnements- en factuursysteem | Beheert je abonnement en maakt je facturen | EU |
| Betaaldienstverlener | Int je abonnementsgeld via SEPA-incasso of creditcard | EU |
| Chat en bezoekstatistieken | De live chat en de statistieken van onze publieke pagina’s; allebei pas nadat je ze in de cookiebanner hebt aangezet | EU |
| Telefonieprovider | Neemt het gesprek aan als je Clerqly bijschakelt, speelt de melding af en maakt de opname | Nederland |
| Klantsysteem (CRM) | Houdt bij wie onze klanten en geïnteresseerden zijn, en waar een demo-aanvraag vandaan kwam | EU |
| Hostingpartij | Draait de applicatie, de database en de verwerking van je vergaderingen | EU |
| Advertentieplatforms | Meten welke advertentie tot een proefperiode, aanmelding of demo-aanvraag leidde. Alleen nadat je in de cookiebanner advertentiemeting hebt aangezet, en nooit met de inhoud van je notulen | EU; doorgifte naar de VS onder het EU-VS Data Privacy Framework |
Met elke partij die in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt sluiten we een verwerkersovereenkomst. Verder gaat er niets naar derden, behalve wanneer de wet ons daartoe verplicht.
Wil je weten welke partijen het precies zijn, bijvoorbeeld voor een inzageverzoek of de DPIA van je organisatie? Mail ons via het adres onderaan deze pagina, dan sturen we je de namen.
De verwerking van je accountgegevens en je vergaderingen gebeurt binnen de Europese Unie. We gebruiken geen Amerikaanse AI-dienst en geen Google Analytics. Microsoft is de omgeving die je organisatie zelf al gebruikte. De advertentieplatforms krijgen alleen iets te zien als je daar zelf toestemming voor geeft, en dan alleen je bezoek aan onze publieke pagina’s en het aanmeld- en demoformulier; welke dat zijn, staat in de cookieverklaring.
5. Hoe we je gegevens beveiligen
- Je Microsoft-tokens liggen versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM). De sleutel staat niet in de database: wie alleen de database in handen krijgt, kan de tokens niet lezen.
- Je wachtwoord bewaren we niet. We slaan alleen een afgeleide (hash) op waaruit het wachtwoord niet is terug te halen. Je kunt daarnaast tweestapsverificatie aanzetten.
- Je sessiecookie is HttpOnly, zodat scripts er niet bij kunnen, en verloopt na zeven dagen.
- Al het verkeer loopt over https, onder een strikt beleid dat bepaalt welke scripts mogen draaien.
- Sessie-opnames voor bezoekstatistieken draaien alleen op onze publieke pagina’s, niet in je dashboard en niet tijdens het afrekenen.
6. Jouw rechten
De AVG geeft je een aantal rechten. Mail ons via het adres onderaan deze pagina; we reageren binnen een maand.
- Inzage: een kopie van de gegevens die we van je hebben.
- Correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen.
- Verwijdering: je account en je gegevens laten wissen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
- Beperking en bezwaar: het gebruik van je gegevens laten stilleggen of er bezwaar tegen maken.
- Overdraagbaarheid: je gegevens meekrijgen in een gangbaar bestandsformaat.
- Toestemming intrekken: wat je op basis van toestemming hebt aangezet, kun je altijd weer uitzetten. Dat geldt voor de koppeling met Microsoft net zo goed als voor cookies.
Wil je na een demo of proefperiode niet meer door ons benaderd worden, dan stoppen we daarmee zodra je het vraagt. Dat bezwaar hoef je niet te onderbouwen.
Vind je dat we niet zorgvuldig met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je eerst bij ons aanklopt, zodat we het kunnen rechtzetten.
7. Wat je moet aanleveren, en wat de AI beslist
Voor een account heb je een naam en een e-mailadres nodig, en voor een betaald abonnement je factuurgegevens; die laatste vraagt ook de wet. Zonder die gegevens kunnen we de dienst niet leveren. De koppeling met Microsoft, het bijschakelen via de telefoon, de chat en de cookies zijn een keuze: zonder werkt alleen wat ervan afhangt niet.
Een AI-model schrijft je notulen. Het neemt geen besluiten over jou of over anderen: er is geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering zoals artikel 22 van de AVG die bedoelt. Wat er in de notulen staat, lees en gebruik je zelf.
8. Cookies
Welke cookies en vergelijkbare opslag we gebruiken, wat ze doen en hoe je je keuze per doel aanpast of intrekt, staat in een aparte verklaring.
Cookieverklaring lezen9. Wijzigingen
Verandert er iets aan de dienst waardoor deze verklaring niet meer klopt, dan passen we hem aan en zetten we er een nieuwe versiedatum boven. Die datum staat bovenaan deze pagina.