Zo gaat Clerqly met je vergaderdata om

• Geen bot, geen opname. Clerqly gebruikt het transcript dat Microsoft Teams maakt, of een opname die je zelf aanlevert.
• Verwerking en opslag in de EU. Het taalmodel is Europees en draait in de EU; de applicatie, de database en de documenten staan in EU-datacenters.
• Kort bewaren. Wat we van een Teams-vergadering vastleggen is binnen zeven dagen weg. Een geüploade opname verdwijnt zodra het transcript klaar is; transcript en verslag staan dertig dagen in je dashboard.
• Geen training. Clerqly traint geen modellen op je data, en gebruikt je transcripten niet om de dienst te verbeteren.
• Tweestapsverificatie is verplicht voor het uploaden en downloaden van opnames, transcripten en verslagen.
• Jij bepaalt de reikwijdte. Een toegangsbeleid in je eigen Microsoft-tenant bepaalt van welke collega's Clerqly transcripten mag ophalen.

1. Teams maakt het transcript, binnen de Microsoft 365-omgeving van je eigen organisatie. Clerqly zit niet in de vergadering.
2. Microsoft stuurt een melding dat het transcript klaarstaat. Clerqly controleert of de organisator een aangemelde gebruiker is; zo niet, dan wordt de melding genegeerd en dat wordt gelogd.
3. Clerqly haalt het transcript op en stuurt het, met de instructies uit jouw sjabloon, naar een Europees taalmodel in de EU. Dat vult de velden van het sjabloon in.
4. Het document wordt gemaakt door een documentdienst in de EU, op basis van jouw Word-sjabloon.
5. Het verslag komt in je eigen OneDrive, in de map Clerqly, en op verzoek per mail bij de organisator en de presentatoren.
6. Opruimen. Wat Clerqly onderweg heeft vastgelegd, is binnen zeven dagen na de verwerking verwijderd. Het verslag staat in jouw OneDrive en blijft daar zolang jij het bewaart.

Bij een opname die je zelf uploadt begint de weg bij stap 3: Europese spraakherkenning maakt eerst het transcript, de opname wordt daarna direct verwijderd, en transcript en verslag staan dertig dagen in je dashboard om te downloaden, of korter als je ze zelf verwijdert.

De volledige tabel, per gegevenstype met doel en grondslag, staat in de privacyverklaring.

Met elke partij hebben we een verwerkersovereenkomst; welke partijen het precies zijn, sturen we je organisatie op verzoek. Advertentieplatforms krijgen alleen iets te zien als je daar in de cookiebanner zelf voor kiest, en dan alleen je bezoek aan onze publieke pagina's, nooit de inhoud van een vergadering. Verder gaat er niets naar derden, behalve wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Het applicatierecht is technisch tenant-breed, of zo breed als het toegangsbeleid in je tenant toestaat. Microsoft vereist voor transcriptinhoud een Application Access Policy; daarmee beperk je Clerqly tot precies de collega's die notuleren. Binnen die grens verwerkt Clerqly alleen vergaderingen die een aangemelde gebruiker organiseert en logt het elke overgeslagen melding, zodat een DPIA kan laten zien wat er wel en niet is aangeraakt. Een applicatierecht op alle bestanden van de tenant vragen we niet. De stappen voor de beheerder staan in admin consent geven voor Clerqly.

• De Microsoft-tokens liggen versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM); de automatisering die je vergadering verwerkt heeft die sleutel niet.
• Wachtwoorden bewaren we niet. We slaan alleen een afgeleide (hash) op waaruit het wachtwoord niet is terug te halen. Tweestapsverificatie met een authenticator-app is beschikbaar voor elk account en verplicht voor het uploaden, downloaden en verwijderen van opnames, transcripten en verslagen.
• De sessiecookie is HttpOnly en verloopt na zeven dagen.
• Elke aanroep naar een partij buiten de applicatie wordt gelogd, zonder inhoud: wel het id en de uitkomst, nooit het transcript.
• Het uploadpunt heeft een limiet per account en per uur, en accepteert alleen audiobestanden tot 100 MB en drie uur.
• Verkeer loopt over HTTPS met HSTS; de pagina's dragen een Content Security Policy en de beveiligingsheaders die een browser verwacht.
• Elke collega geeft zelf toestemming via een eigen link en kan die zelf intrekken; verwijder je iemand, dan trekken we zijn koppeling in en ruimen we zijn tokens op.

Clerqly traint geen modellen, en gebruikt je transcripten, opnames en verslagen niet om de dienst te verbeteren; ze dienen alleen om jouw verslag te maken. Voor het taalmodel werken we met een Europese leverancier die in zijn commerciële voorwaarden (versie van 25 september 2026, artikel 4.2) vastlegt dat hij klantdata en uitvoer niet gebruikt om zijn modellen te trainen, behalve waar een klant daar zelf via een instelling voor kiest. Clerqly zet die instelling niet aan. Welke leverancier dat is, staat in de privacyverklaring.

Clerqly is in april 2026 opgericht en heeft nog geen ISO 27001- of SOC 2-certificering. Wat er wel is: de maatregelen hierboven, een privacyverklaring die per gegevenstype doel, grondslag en bewaartermijn noemt, elke soort verwerker met waar die verwerkt, en een logboek van elke aanroep naar buiten. Zodra er een certificering is, staat dat hier, met de datum; tot die tijd beloven we hem niet.

De bepalingen over de verwerking van persoonsgegevens staan in hoofdstuk 4 van onze algemene voorwaarden, de NLdigital Voorwaarden 2025: Clerqly is verwerker, jouw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke, en wij verwerken alleen volgens jouw instructies. De soorten sub-verwerkers staan in de tabel hierboven. Wil je de namen, een ondertekend exemplaar, eigen aanvullingen of een overzicht voor je DPIA, mail dan naar support@clerqly.ai.

In een transcript staan ook gegevens van anderen: wie er was en wat zij zeiden. Voor hen is jouw organisatie de verantwoordelijke. Zorg dus dat deelnemers weten dat er getranscribeerd wordt; Teams toont de melding, en deze regel in je uitnodiging of agenda doet de rest:

Deze vergadering wordt getranscribeerd om er notulen van te maken. De notulen worden gedeeld met de deelnemers. Clerqly bewaart het transcript niet; het blijft in de Microsoft 365-omgeving van onze organisatie. Vragen hierover? Neem contact op met de organisator.

Heb je iets gevonden dat niet klopt, mail dan naar support@clerqly.ai. Ons adres en onze voorkeurstalen staan ook in security.txt. We bevestigen binnen twee werkdagen en houden je op de hoogte van de oplossing.